все новости

Наше общество было неизмеримо богаче, если хотя бы на сотую долю уменьшить бумажный деловой поток. Из бумажного делового хаоса потихоньку выходят такие страны Запада, как Германия, Англия, Франция. Стоит заметить, что согласно плану во Франции бумажная деловая переписка сойдет на нет к 2020 году. Ее полностью заменит система электронного документооборота.

Возьмем несколько утрированный пример. Сегодня в стране при заключении инвестиционного проекта, или договора на оказание платных услуг, требуется определенное время. Напомним, что в бизнесе время, это деньги. Например, алгоритм действий, при котором обе договаривающиеся стороны несут большие финансовые издержки. Например, заказчик хочет, чтобы исполнитель изготовил для него офисную мебель в ассортименте. Присылает перечень изделий и договор на подписание. Эти документы сначала принимает секретарь, которая регистрирует их. Затем ждет, пока босс освободится, и она сможет зайти к нему в кабинет и положить документы на стол. После прочтения, босс направляет их в профильные отделы, которые также регистрируют документы и заведующие отделами ставят свои подписи с возможными возражениями или дополнениями к договору. После этого документация возвращается к боссу компании, который подписывает договор, а секретарь отсылает его по почте или другим путем. Проходит минимум от трех до четырех дней. Долго, нудно и непродуктивно.

Исходя из вышеизложенного, большое количество субъектов хозяйствования отказываются от традиционной практики. И признают, что более оперативной и экономически выгодной является автоматизация документооборота. Для работы с внутренними документами создают журнал, в котором ведется единый учет входящей и выходящей документации, или оптимизируют внутренний документооборот с помощью таких компаний, как Роста. Это создает ситуацию, при которой становится ненужной регистрации отделами и подотделами. Сам босс может проследить, как читают документы его ответственные подчиненные и ускорить процесс согласования. Как показала практика, внедрение СЭД повышает производительную обработку документации, экономя время. А как известно, время в бизнесе, это деньги.